Keď ešte len začínate so spracovaním miezd pre svojich zamestnancov, pravdepodobne premýšľate, aké máte možnosti – či sa dajú spracovávať mzdy v účtovnom programe alebo potrebujete samostatný mzdový systém. Spísali sme, ako spracovanie miezd riešiť, na čo sa pri programoch zamerať a od čoho závisí cena.
Existujú účtovné programy, ktoré jednoducho rozšírite dokúpením mzdového modulu, alebo samostatné personálne a mzdové systémy. Skôr než začnete hľadať konkrétne riešenie, rozmyslite si:
- čo by mal program zvládať, napríklad evidenciu súbežných pracovných pomerov alebo výpočet exekúcií,
- aké úlohy by vám mal uľahčiť, možno už nechcete spracované mzdy prepisovať do účtovníctva alebo chcete, aby za vás rozoslal výplatné pásky zamestnancom na e-mail,
- ako bude vaša firma vyzerať v budúcnosti, či narastie počet zamestnancov a mzdy bude spracovávať viac ľudí.
Malým a stredným podnikom zvyčajne stačí rozšíriť účtovný program doplnkovým modulom. Investícia do samostatného mzdového a personálneho systému dáva zmysel, keď máte zložitejšiu personálnu a mzdovú agendu, ktorú už rieši samostatné HR oddelenie.
Ako posúdiť cenu mzdového systému
Väčšinou narazíte na tieto varianty:
- platíte za celý mzdový softvér,
- zaplatíte základ a doplácate za extra funkcie,
- program je zadarmo na obmedzenú dobu alebo do určitého počtu záznamov či používateľov,
- program je zadarmo.
Keď kupujete celý nový systém, dobre si rozmyslite, či využijete všetky alebo aspoň väčšinu funkcií. V prípade, že zaplatíte len základ, ide o pružnejšie riešenie a funkcie si vyskladáte podľa svojich potrieb. Vopred si však zistite cenu ďalších doplnkov, ktoré by ste mohli potrebovať v budúcnosti. Urobíte si tak predstavu o výslednej cene a tú ľahšie porovnáte s programami, ktoré sa platia hneď ako komplet.
Odporúčame zaujímať sa vždy o demoverziu. Vyskúšate si, čo program dokáže a či je jeho ovládanie intuitívne, alebo vám prácu skôr komplikuje.
V programoch, ktoré sú napríklad na rok zadarmo alebo sú obmedzené počtom úkonov, si môžete spracovanie miezd skúšať dlhší čas. Vďaka tomu si nároky na program vycibríte a podľa toho sa potom rozhodnete, čo ďalej.
Pri niektorých programoch ešte záleží, koľko ľudí do nich má prístup alebo koľkým firmám mzdy spracúvate. Buď licencie pre ďalších používateľov dokúpite, alebo zvolíte typ, ktorý vám umožní účtovať pre viac firiem. Pri licenciách zvážte, ako sa bude vaše podnikanie rozrastať a počítajte s nákladmi do budúcnosti.
Na čo si dať pri výbere pozor
Pri výbere najvhodnejšieho programu si overte, či dodávateľ:
- zabezpečuje pravidelnú aktualizáciu programu, ktorá je vzhľadom na časté zmeny v mzdovej legislatíve zásadná,
- poskytuje k programu zákaznícku podporu,
- ručí za bezpečnosť dát.
Najčastejšie v týchto veciach zlyhávajú programy, ktoré si bezplatne stiahnete. Prípadné problémy vás, naopak, vyjdú dosť draho.
Informačný servis
