Bez správnej fakturácie poriadny e-shop nevybudujete. Aby ste mali istotu, že máte faktúry vystavené správne, musíte poznať pravidlá. A tie sa líšia podľa toho, či vediete účtovníctvo a patríte medzi platiteľov alebo neplatiteľov DPH. V článku vám vysvetlíme rozdiely, o ktorých je dobré vedieť už pri rozbiehaní podnikania v e-commerce. Na fakturáciu sa pozrieme z perspektívy prevádzkovateľa e-shopu.
Spôsob fakturácie: dôležité rozhodnutie pri rozbiehaní e-shopu
Ak patríte k tým, ktorí e-shop ešte len pripravujú, čaká vás množstvo dôležitých rozhodnutí. Okrem iného musíte zvoliť správne technické riešenie, nadviazať vzťahy s dodávateľmi a doručovateľmi zákaziek, začať s PPC reklamou alebo obsahovým marketingom a tiež vyriešiť fakturáciu.
Správne vystavená faktúra je nevyhnutná hlavne vtedy, keď obchodujete s podnikateľmi – tým totiž faktúru musíte vystaviť vždy.
Súkromným osobám faktúru vystavovať nemusíte – v prípade, že o doklad zákazník nepožiada. Stačí odviesť DPH (ak ste platiteľom DPH), zadať ju do evidencie DPH a kontrolného výkazu. Vzhľadom na automatizáciu však prevádzkovatelia e-shopov zvyčajne vystavujú faktúry všetkým zákazníkom.
Konkrétne pravidlá pre vystavenie faktúr sa líšia podľa toho, či vediete účtovníctvo a patríte medzi platiteľov DPH.
Čo patrí na faktúru, keď ste neplatiteľ DPH bez účtovníctva
V tom prípade to máte najjednoduchšie. Vystavujete faktúry na sumu bez DPH a je jedno, či je doklad určený pre podnikateľov alebo vaši zákazníci nepodnikajú.
Na faktúru uveďte frázu „Nie som platiteľ DPH“ a ďalšie údaje, ktoré stanovuje občiansky zákonník:
- meno a priezvisko (ak ste SZČO),
- názov firmy (pre s. r. o.),
- svoje sídlo (fakturačná adresa),
- IČO
- a označenie v registri, v ktorom ste ako podnikatelia vedení (napr. obchodný register, živnostenský register).
V prípade kontroly z finančného úradu uľahčíte jej priebeh tým, že na doklady doplníte:
- slovné a číselné označenie (napr. Faktúra 20210601),
- popis tovaru alebo služby,
- sumu (spolu a po položkách),
- dátum vystavenia faktúry.
Aké údaje dať na faktúru ako neplatiteľ DPH, ktorý vedie účtovníctvo
V tomto prípade si musíte dať pozor na viac vecí. Časť povinností je rovnaká ako pre situáciu vyššie, preto na faktúru uveďte:
- meno a priezvisko (v prípade SZČO),
- názov firmy (v prípade s. r. o.),
- sídlo firmy alebo fyzickej osoby (fakturačná adresa),
- IČO,
- označenie registra, v ktorom ste ako podnikatelia zapísaní (obchodný register, živnostenský register a pod.).
Pri vystavovaní faktúr sa však riadite aj zákonom o účtovníctve. To znamená, že na faktúrach nesmie chýbať:
- označenie účtovného dokladu,
- obsah účtovného dokladu,
- informácia o účastníkoch transakcie,
- celková suma (alebo suma za mernú jednotku a jej množstvo),
- dátum vydania účtovného dokladu,
- dátum uskutočnenia účtovného prípadu (ak sa líši od dátumu vystavenia faktúry),
- podpis zodpovednej osoby.
Povinné údaje na faktúrach od platiteľov DPH
Len pre istotu: ku konečnej cene výrobku alebo služby vždy pripočítajte DPH – základná sadzba je 20 %.
Pri vystavovaní faktúr sa riadite zákonom o DPH, ktorý stanovuje tieto náležitosti:
- meno a priezvisko predávajúceho alebo názov vašej firmy,
- adresa vášho sídla, miesto podnikania alebo bydlisko,
- vaše IČO a DIČ,
- označenie registra, v ktorom ste ako podnikatelia zapísaní (obchodný register, živnostenský register a pod.),
- ak ste právnickou osobou, tak údaj o zápise vrátane oddielu a vložky,
- meno a priezvisko zákazníka alebo názov jeho firmy,
- adresa jeho sídla, miesto podnikania alebo bydlisko,
- jeho IČO,
- ak je platiteľom DPH, tak aj jeho DIČ,
- dátum dodania tovaru či služby,
- dátum vystavenia faktúry,
- rozsah a druh služby alebo množstvo a druh výrobku,
- základ dane,
- sadzba dane
- a celková výška dane v eurách.
Bez automatizácie ďaleko nezájdete
Pokiaľ spočiatku vystavujete iba zopár faktúr mesačne, zvládnete to aj v bežnom kancelárskom softvéri – stačí si dať pozor na povinné náležitosti uvedené vyššie.
Keď sa vám ale predaj zdvihne, musíte automatizovať. Buď na to využijete fakturačný modul, ktorý ponúkajú bežné krabicové e-shopové riešenia, alebo použijete špeciálny program na faktúry zadarmo.
Ten zvyčajne ponúka aj pokročilú automatizáciu ako prepojenie s e-shopom, skladom, CRM, bankou alebo systémami dopravcov. A vďaka tomu, že fakturačný program vytvára tím zložený z odborníkov na IT a účtovníctvo, máte istotu, že stále je v súlade s platnou legislatívou.
Aby vám fakturácia išla ako po masle
Povinných atribútov faktúry nie je málo, ale väčšinou na ne namiesto vás dozerajú algoritmy fakturačného programu. Veríme, že vám checklist dodal istotu a budete mať doklady vystavené správne.
Informačný servis
